كيفية تحسين معايير خدمة العملاء: دليل مفصل

خدمة العملاء

تعتبر خدمة العملاء أو الزبائن (Costumer Service) واحدة من أهم الجوانب التي تعنى بها منظمات العمل المختلفة، وخاصة الإنتاجية منها، سواء على مستوى الإنتاجي الخدماتي أو السلعي، حيث يشكل العمل العنصر الأهم والأبرز في سير عمل المنظمات والعمليات الإنتاجية، كونه العنصر الاستهلاكي للمخرجات التي تقدمها هذه المنظمات، ويعتبر المصدر الرئيسي لتحقيق الأرباح عن طريق دوره في تعظيم المبيعات، وزيادة حجمها عن طريق زيادة الطلب، لذلك يقع على عاتق المنظمات المختلفة اتباع العديد من القواعد والأسس التي تحقق رضا الزبائن، وتزيد استقطاب العملاء الجدد، مما ينعكس بصورة جيدة جداً على تطور وتقدم المنظمة، ونظراً لأهمية هذا الجانب اخترنا أن نستعرض أبرز المعايير الخاصة بخدمة العملاء.

معايير خدمة العملاء

جودة المنتج

جودة المنتج هي جودة السلع والخدمات التي تقدمها المنظمة، وتطرحها للعميل، حيث يجب دراسة احتياجاته ومتطلباته، وتقديم خدمات وتصنيع منتجات سلعية مطابقة للمواصفات المطلوبة، والتي تحقق هذه المتطلبات، وتحقق بالتالي رضا الزبائن، وتكسب ولائهم.

طبيعة العملاء

يجب اختيار الطريقة المناسبة للتعامل مع العميل بناءً على طبيعته، وشخصيته، واحتياجاته، وموقعه في المنظمة، حيث تلعب المتغيرات الثقافية والاجتماعية والاقتصادية دوراً كبيراً في تحديد طبيعة العلاقة والتعامل مع العميل.

طبيعة الموظف

وهنا نتحدث عن طبيعة الموظف الذي يقدم الخدمة للعملاء، حيث يجب أن يكون على مستوى من الخبرة والثقافة والمعرفة في المجال، وذلك من منطلق أنّ الجانب الثقافي والمستوى التعليمي يؤثران بشكل كبير على أسلوبه في التعامل مع العملاء.

الرد على الاستفسارات

القدرة على الرد على كافة الاستفسارات التي يطرحها العملاء على الموظف، على أن تكون الإجابات شاملة، وكاملة، وصادقة، وبعيدة كل البعد عن الكذب.

الالتزام

يكون الالتزام من خلال الالتزام بالوعود التي تقطعها المنظمة مع العميل، وتسليمه الخدمات والمنتجات في الأوقات المحددة لذلك دون أي تأخير، وتبعاً للمواصفات المتفق عليها مسبقاً، وضمن المبلغ المحدد لذلك، حيث يؤثر ذلك بشكل كبير على ثقة العملاء بالمنظمة، وعلى سمعتها في السوق.

حل مشكلات العملاء

حل مشكلات العملاء يكون من خلال الإنصات إلى شكاوي ومشاكل العملاء، والحرص على تعديل كافة الأخطاء والانحرافات، وتقويمها بالأسلوب الأمثل، لضمان عدم خسارة العميل.

إشراك العميل في العمليات

إشراك العميل في العمليات هو عدم عزل العميل عن العمليات والأنشطة التي تقوم بها المنظمة، وخاصة تلك التي تتعلق بشكل وثيق بالخدمة أو المنتج الذي يستهلكه، ويدفع مبلغاً من المال مقابل ذلك.