إستراتيجيات فعّالة لمراقبة المخزون في مجال الأعمال: دليل شامل

تعريف مراقبة المخزون

يعرّف مفهوم مراقبة المخزون في مجالات الصناعة والإنتاج بأنّه جميع الطرق أو الأساليب التي تضمن وجود قوائم تفصيلية بأصناف المواد الخام (الأولية) اللازمة للتصنيع وكذلك المواد المصنّعة والتي تهدف إلى تلبية حاجات العملاء على مدار العام، وتجنّب تجميد السيولة النقدية وتقليل الفاقد.

أهداف مراقبة المخزون

إن الأهداف الرئيسية لدى العاملين في مجالات الصناعة المختلفة تهدف إلى ما يأتي:

• الحصول على أقل الأسعار من المواد الخام والتي لها تأثير مباشر في زيادة هامش الربح لدى المصنٍع.
• هناك العديد من المواد الأولية التي تتوفّر خلال أوقات معينة من السنة أي بصورة موسمية، وبالتالي يجب حجز كميات منها لضمان عدم انقطاع المستهلك من المنتج الجاهز.
• عدم تجميد السيولة النقدية الناتجة عن الزيادة في المخزون ، وتحسين الإنتاجية من خلال خفض الفاقد الناتج عن زيادة المخزون، وإدارة الصادر والوارد النقدي.

طرق مراقبة المخزون

تقسّم طرق مراقبة المخزون إلى عدّة مجالات:

مراقبة كميات المخزون

تتم مراقبة كميات المخزون كما يأتي:

• تخطيط الإنتاج والذي يعتمد على حجم المبيعات والتّوقعات المرتبطة به من حيث وجود موسم محدد للإنتاج يزداد خلاله الطلب على المواد المصنّعة والذي بدوره يعتمد على معدّلات الاستهلاك خلال السنوات السابقة ، كما يرتبط بالأوضاع السياسية للبلد والبلدان المجاورة له، ووجود إتفاقيات اقتصادية مع تلك الدول.
• الاعتماد على خرائط التدفق التراكمية والتي تظهر من خلالها الكميات اللازمة من المخزون خلال فترات السنة اعتماداً على كميات الإنتاج، ومن هنا يظهر الارتباط الوثيق بين الكميات اللازمة من المخزون وتوقعات المبيعات مع خطط الإنتاج.
• لجان الجرد الدوري، ولجان التدقيق الداخلي، وعمليات التوثيق من خلال سندات خاصة لكلّ مادة بحيث توضّح فيها عمليات الاستلام والصرف اليومي والشهري، كما تمّ مؤخراً الاعتماد على بعض البرمجيات الخاصة لمراقبة المخزون أو ما يعرف بنظام ألفا.
• البحث عن أكثر من مورد للمادة الخام وخاصة الموردّين الخارجيين، وهذا يساعد على الحصول على أسعار منافسة، وكذلك تخفيض قيمة المخزون، وكذلك اختلاف الأوقات اللازمة لعملية الشحن لا سيما الشحن البحري.

مراقبة جودة المخزون

تتم عملية مراقبة جودة المخزون من خلال تهيئة المخازن بالظروف الملائمة لخزن المادة الخام، مع أخذ عينات عشوائية بفترات معينة بالاعتماد على نوع المادة الخام المراد تخزينها للتأكّد من سلامة المخزون قبل البدء بالعملية الإنتاجية، كما يتم وضع بطاقات البيانات الخاصة لكل صنف من المواد المخزونة، والتأكد من عدم تكدّس البضاعة من خلال مبدأ First in-First out.

مراقبة كلفة المخزون

يهدف هذا النوع من الرقابة إلى خفض تكاليف الشراء والتكاليف الإضافية التي قد تحتاجها المواد المخزونة نتيجة وجودها فترات طويلة داخل المخازن مثل استخدام عمليات التبريد أوالمكافحة وغيرها.