دليل شامل: كيفية فهم هياكل التنظيم وأسرارها

ماهو الهيكل التنظيمي للمُنظمة؟

هو شكل يوضِّح آالية تفويض أنشطة معينة في المُنظمة بين الأفراد لِتحقيق أهداف المنظمة، كما يبيِّن الهيكل التنظيمي موقع ودور كل فرد في المنظمة يوضِّح أيضا المهام والمسؤوليات.

وأهم ما يوضحهُ الهيكل التنظيمي هو السُلطة التي لدى الأفراد، حتى إنه يُبين آلية تفويضها لتحقيق أهداف المُنظمة، وتوافُق زيادتها كلما ارتفع الأفراد في الهيكل التنظيمي، الهيكل التنظيمي مهم جداً لأي منظمة، وكلما زاد تنظيمُه كلما زاد الإتقان في العمل وكيفيتُه داخل المنظمة.¹

عناصر الهيكل التنظيمي

وهناك ستة عناصر رئيسية للهيكل التنظيمي وهي كالتالي:²

• تصميم الوظائف: هذا الجُزء يُحدَد فيه من يقوم بالعمل وما هو العمل الذي يجب أن يقوم به، كما يجب عند تصميم الوظائف وضع التخصصات، وتقسيم الوظائف إلى عائلات وظيفية لمعرفة كل وظيفة تنتمي إلى أي قسم تحديداً.
• تجميع الوظائف: يجب في هذا الجزء تصور أماكن العمل وكيفية تواجد الموظفين فيها وتحديد التبعية الإدارية لكل وظيفة والمكان الذي تصُب فيه في النهاية، كما يجب توضيح كيفية عمل الإدارات وتبعيتها للمدير الرئيسي الذي يكون على رأس الهيكل التنظيمي.
• تصميم الأقسام: هنا يجب تحديد الأقسام التي بحاجة لها المنظمة فعلاً، ويتم ذلك بناءً على طبيعة عمل المنظمة واحتياجاتها، فإذا كانت المنظمة مثلاً تعمل في قطاع الأدوية قد تحتاج إلى أقسام مختلفة عن منظمة مثلاً تعمل في قطاع الأغذية، أيضاً يلعب دور في ذلك إذا كانت المنظمة تنتج منتجاً، أو تزوِّد الأفراد بخدمات.
• إنشاء التسلسل الهرمي التنظيمي: بعد تصميم الوظائف وتصنيفها وتحديد الأقسام التي يجب أن تنتمي إليها كل وظيفة من الوظائف يبدأ رسم شكل العلاقات لهذا الهيكل وشكل التبعية الحقيقية وتحديد من يُقدم تقارير لِمَن، وكل ذلك يتم تحديده حسب طبيعية الشركة والأسلوب المعتمد في إدارة الشركة التي تنعكس انعكاساً تاماً على إنشاء الهيكل التنظيمي.

وفي شركات معينة قد يقدم مدير المشتريات تقاريره وعمله للمدير المالي، وفي شركات أخرى قد يقدمه للمدير التنفيذي، كل هذه التفاصيل يجب أن تكون مرسومة وموثقة بعناية في الهيكل التنظيمي.

• تحديد السُلطة: ويعني ذلك رسم المقدار المحدد من السلطة والصلاحية لكل مدير، والأقسام التي تمتد إليها سلطتُه حتى يسير العمل بشكل صحيح، ولا يحدُث تعارُض بين سُلطات المُدراء.
• التنسيق بين الأقسام: هنا يتم رسم آلية وطبيعة التنسيق والتواصل بين الأقسام حيث يتم تحديد من يتواصل مع مَن، ومَن مِن الأقسام يرتبط عملُه بالآخر ارتباطاً وثيقاً، أيضاً التنسيق بين مدراء الأقسام نفسهم، ومن ينوب عن كل ذلك يجب تحديدُه في الهيكل التنظيمي للمنظمة.

أنواع الهياكِل التنظيمية التي يُمكن استخدامُها في المُنظمات

تتعدد أنواع الهياكل التنظيمية التي يمكن استخدامها في المنظمات:³

• الهيكل التنظيمي الهرمي.
• الهيكل التنظيمي الوظيفي.
• الهيكل الهيكلي الأُفقي أو المُسطح.
• هيكل المصفوفة.
• الهيكل التنظيمي القائِم على الفريق.

المراجع

1. “4 Types of Organizational Structures”, indeed, 16/12/2021, Retrieved 19/1/2022. Edited.
2. Ruth Mayhew (6/3/2019), “Six Elements of Organizational Structure”, smallbusiness, Retrieved 19/1/2022. Edited.
3. Shannon Williams, “7 types of organizational structures (+ org charts for implementation)”, lucidchart, Retrieved 19/1/2022. Edited.